Best Practices für Ansprechpartner*innen: Betreuung von und Kontakt zu neuen Autor*innen

Viele verschiedene Menschen, die Autor:innen betreuen, haben dazu ihre Best Practices gesammelt. In diesem Kurs findest du ihre Tipps zu den Themen

• Erste Schritte mit neuen Autor:innen

• Betreuung neuer Autor:innen

• Setzen von erreichbaren Zielen

• Kommunikation mit neuen Autor:innen

💡An wen richtet sich der Kurs?

An alle Ansprechpartner:innen der Fächer und die es gerne werden möchten und alle, die sich Tipps bei der Betreuung neuer Autor:innen wünschen.

Du kannst dich durch den ganzen Kurs durchklicken oder die Seiten mit den Themen anschauen, die dich interessieren.

Auf dieser Seite findest du einige Ideen und Tipps für den Einstieg von neuen Autor*innen:

• Sich treffen und ein erster Start, um eine Aufgabe zu finden

• Zeitverfügbarkeit

• Erklären, wie es funktioniert

Jeder Mensch hat seine eigene Motivation. Sie haben auch individuelle Präferenzen, um in Kontakt zu stehen und Teil eines Teams zu sein.

💡Wie du einen guten Start findest?

Um der Person das Gefühl zu geben, willkommen zu sein, biete ihr an, an Veranstaltungen teilzunehmen, die bereits von der Community angeboten werden. Du kannst die Kontaktkanäle nutzen, über die du die Person am besten erreichst. Wichtig ist auch, dass sie in Kontakt mit anderen Autor:innen kommt.

💡Wie kann man die Person dabei unterstützen, ihre erste Aufgabe zu finden?

Autonomie bei der Arbeit sowie Entwicklungsmöglichkeiten für neue und erfahrene Autor:innen sind enorm wichtig.

💡Wie schafft man Zeitverfügbarkeit und Zusammenarbeit?

Finde heraus, ob die Teilnahme an einer Redaktionssitzung von Interesse ist.

• Nimm dir die Zeit, um zu erklären, was bei der  Redaktionssitzung passiert. 

• Wenn die Person Einzelarbeit bevorzugt, kannst du ein zukünftiges informelles Treffen (z.B. in Form von Einzelgesprächen) anbieten.

💡Wie präsentiere ich, wie die Plattform funktioniert?

Verwende konkrete Beispiele, um zu erklären, wie die Plattform funktioniert. Stelle den Prozess in einer sinnvollen Reihenfolge dar.

▶️ Nutze dich als Beispiel: Wie war es, als du deinen ersten Artikel erstellt hast?

1. Wie fange ich an und finde Hilfe? → Wo kann ich einen neuen Inhalt erstellen? → Wie funktioniert der Editor? → Wo kann ich im Chat Fragen stellen? → Wo sind die Hilfeseiten?  

2. Was passiert, wenn ich mit dem Inhalt fertig bin? → Was ist Reviewing? → Sprich über die verschiedenen Rollen und wer sie hat. → Wo kann ich mir Feedback holen?

3. Wo kann ich weitermachen? → z.B. Fragen von Schüler:innen beantworten, → Sammle Ideen für mehr Arten von Inhalten → Beschreibe, wie andere arbeiten.

In diesem Abschnitt findest du einige Ideen und Tipps, die dir helfen können, die Autor:innen besser in das Team zu integrieren und eine effektive Zusammenarbeit zu erreichen.

• Wer ist die Bezugsperson?

• Eigeninitiative fördern

• Teamarbeit und Vernetzung

• Motivation in der Fachgruppe unterstützen

💡 Wer betreut die neuen Autor:innen?

Informiert euch im Team von Ansprechpartner:innen eines Fach, wer bereits in Kontakt mit dem/der neuen Autor:in steht. Legt fest, wer die Bezugsperson für den/die Autor:in ist.

Kommuniziere in deinem Team von Ansprechpartner:innen:

• welche Fragen der/die Autor:in hatte

• welche Art von Unterstützung der/die Autor:in braucht

• ob die Kontaktperson Hilfe bei etwas benötigt

• gibt es ein Thema, das mehr mit den Interessen eines anderen zu tun hat?

💡Wie kann man Eigeninitiative fördern?

• Strukturen transparent machen

• Mit gutem Beispiel voran gehen

• Halte ein einfaches Beispiel parat, das zeigt, wie man auf unkomplizierte Weise vorankommt (z. B. Feedback im Community-Chat anfragen oder jemanden um Hilfe beim Verlinken eines Videos bitten. )

💡Wie bringt man Autor:innen in die Zusammenarbeit mit anderen?

Wenn du die Ansprüche/Bedürfnisse/Ziele der Person kennst, ist es einfacher, die Verbindung zu anderen Teammitgliedern zu fördern.

Zeige den Autor:innen die verschiedenen Kanäle, auf denen ihre Interessen sichtbar sind:

• Lade sie ein, sich im Community-Chat vorzustellen, viele präsentieren sich dort mit ihren Interessen, sie bekommen auch Rückmeldungen von anderen.

• Zeige dein Profil und wie es dich beschreibt. Erkläre wie sie das Profil von anderen finden können. Lade sie ein, ihr Profil auszufüllen.

• Gib ein Beispiel dafür, wie die Online-Redaktionstage eine Gelegenheit sind, andere kennenzulernen und lade neue Autor:innen ein.

💡Sind Treffen für alle Autor:innen das richtige Format?

Es ist gut, die Vorlieben der Gruppe zu erkennen. Beachte auch die verschiedenen Sitzungsformate und die Funktion, die sie erfüllen.

Es gibt bereits mehrere Formate, aber es gibt auch die Möglichkeit, gemeinsam ein neues Format zu entwickeln.

💡Wie arbeiten Autor:innengruppen am besten - gebunden (an ein Thema) oder frei?

Gib einer neuen Person den Raum das zu machen, was die Person am meisten motiviert.

💡Wie erhält man die Motivation in der Fachgruppe?

Feiere die Erfolge

• Du kannst in einem Gruppentreffen Raum schaffen, um zurückzublicken und euch an vergangene Erfolge zu erinnern.

• Teile erfolgreiche Beispiele.

• Feiere die Erfolge in der Gruppe.

Setze erreichbare Ziele

Ziele sollen euch helfen die Arbeitszeit effektiv einzuteilen, aber auch motivierend wirken. Dies geschieht aber nur, wenn die Ziele auch sinnvoll gesetzt sind. Wie schon erwähnt, ist es wichtig gesetzte Ziele auch neuen Autor:innen transparent zu machen.

💡 Wie setzt ihr euch (gemeinsame) erreichbare Ziele?

• Entscheiden, welcher Fokus gesetzt werden soll (1-2 Fokusthemen)- Denn zu viele Ziele auf einmal sind nicht hilfreich!

• Ein schriftliches Festhalten der Ziele ist wichtig, damit diese nachvollziehbar bleiben

• Erreichbare Ziele können durch verschiedene Methoden gesetzt werden

  • Die WOOP Methode (Serlo Artikel; Serlo Kurs)

    • WOOP ist ein Akronym und steht für: Wish (deutsch: Wunsch) - Outcome (Ergebnis) - Obstacle (Hindernis)- Plan (Plan).

      Mit dieser Methode malst du dir deinen konkreten Wunsch aus und schaust, wie du potentielle Hindernisse lösen kannst.

  • SMART Goals (Serlo Artikel zu SMART Goals)

    • SMART Goals (dt.: schlaue Ziele) sind Spezifisch, Messbar, Attraktiv (Achievable = Erreichbar), Realistisch und Terminiert.

    • Spezifisch: Formuliere dein Ziel sehr genau aus. Dabei können dir z.B. die W-Fragen Wer? Was? Wann? Wo? Warum? helfen.

    • Messbar: Wie weißt du, dass du dein Ziel erreicht hast? Wie viel x y z/ Was muss erreicht sein? Wie wird auch das Vorankommen gemessen? Auch immaterielle Größen sollen hier festgelegt werden.

    • Attraktiv (Erreichbar): Hast du/ Habt ihr die Ressourcen, um das Ziel zu erreichen? Was braucht es, damit ihr das Ziel erreichen könnt? Wurden schon einmal ähnliche Ziele von anderen Personen erreicht, die ihr ggf. fragen könnt?

    • Realistisch: Ist das Ziel realistisch und erreichbar (zeitlich und mit den vorhandenen Ressourcen)? Kannst du dich/ Könnt ihr euch dem Erreichen der Ziele verpflichten?

    • Terminiert: Damit das Ziel nicht vergessen wird, ist eine zeitliche Eingrenzung wichtig (Start- und Enddatum, ggf. Zwischendaten für Meilensteine). Hat das Ziel eine Deadline?

💡 Wie kannst du neue Autor:innen dabei unterstützen, ihre Ziele zu erreichen?

Zunächst einmal kann es hilfreich sein die Zeit, die eine Person für die Erreichung des Ziels aufwenden kann herauszukristallisieren. Hier sind keine klaren Zeitangaben nötig, aber Tendenzen können helfen den Zeitrahmen für die Ziele (ggf. neu) zu stecken.

Braucht der/die Autor:in Hilfe? Möchte der/die Autor:in Feedback erhalten oder eigene Ideen vorstellen?

Vielleicht kennst du jemanden, der/die ähnliche Ziele verfolgt und kannst die Personen -falls gewünscht- miteinander in Kontakt bringen.

💡 Ziel Motivation stärken

Wenn richtig angewendet, können realistisch gesetzte Ziele die Motivation stärken (siehe SMART Goals): Die Erreichbarkeit ist in Aussicht und das Vorankommen teil des formulierten Ziels.

Aber Achtung: Zu viele Ziele sind eher Belastung als Motivation. Dies kann ganz individuell wahrgenommen werden.

Bereits bei der Zielsetzung und auch in der "Arbeitsphase der Ziele" kannst du die Motivation fördern:

Während der Zielsetzung

• Wünsche beachten bei der Fokussetzung (intrinsische Motivation)

• Positives Formulieren der Ziele

• Meilensteine festlegen

Während der Zielbearbeitung

• Meilensteine feiern

• Ziel vor Augen haben

Für die Betreuung von neuen Autor:innen ist es wichtig, eine gute Art der Kommunikation zu finden. Hier sind ein paar Vorschläge und Ideen.

💡 Grundlegendes

• Versuche, persönlich und wertschätzend zu kommunizieren.

• Meide Fachausdrücke und Abkürzungen.

• Stelle offene Fragen und gehe auf die Person ein.

💡 Beitritt in den Community-Chat

• Motiviere neue Personen, in den Community-Chat zu kommen. Das erleichtert nicht nur die Kommunikation, sondern ist insbesondere wichtig, damit der/die neue Autor:in alle für die Community relevanten Informationen bekommen kann (Austausch im Kanal der Fachgruppe, Veranstaltungen und Events).

• Wenn die Person trotz Hinweisen nicht beitritt, kann es helfen, ihr in einem persönlichen Treffen (z.B. in einer Redaktionssitzung) den Chat zu zeigen und sie beim Betritt zu begleiten.

💡 Was tun, wenn man keine Antwort bekommt? Wie oft sollte man nachfragen?

• Es kann helfen, Nachrichten so zu formulieren, dass man eine Antwort "erwartet". Zum Beispiel kannst du mit einer Frage enden oder um Antwort bitten.

• Es ist nicht einfach zu entscheiden, wie oft man nachhaken sollte. Manchmal vergessen Personen zu antworten oder haben viel zu tun. Um aber nicht zu viele Ressourcen darauf zu verwenden, dich um Personen zu kümmern, die nicht mehr erreichbar sind, kannst du dir zum Beispiel vornehmen, dem/der Autor:in erstmal nicht mehr zu schreiben, wenn nach dem 3. Mal nachfragen keine Antwort mehr kommt.

• Du solltest der anderen Person dann beim 3. Mal aber offen kommunizieren, dass du die vorerst letzte Nachricht schreibst, damit keine Missverständnisse entstehen. Achte aber darauf, die Nachricht wertschätzend zu formulieren. Dein Gegenüber soll sich nicht unter Druck gesetzt fühlen. Zum Beispiel kannst du die andere Person ermutigen, sich gerne bei dir zu melden, wenn sie wieder mitmachen möchte.

💡 Andere Kommunikationskanäle

• Wenn du keine Antwort im Community-Chat bekommst, kannst du überlegen, ob du dein Gegenüber auf anderem Wege erreichen kannst. Vielleicht kannst du der anderen Person per Mail oder über einen anderen Messenger-Dienst schreiben?

• Es hilft, das Ziel eines einheitlichen Kommunikationskanals zu verwerfen und stattdessen den Bedürfnissen deiner Gesprächspartner entsprechend die Vielfalt von Kommunikation anzuerkennen und zu betreuen. Trotzdem sollte der Community-Chat Priorität haben und alle Autor:innen dort zumindest beigetreten sein.

• Vielleicht findest du auch technische Lösungen, um die Kommunikation zu vereinheitlichen (z.B. automatische Weiterleitungen in andere Gruppen)?

• Du kannst auch versuchen, dich bei anderen Gruppen/Vereinen/Communities inspirieren zu lassen: Wie gestalten sie ihre Kommunikation?

💡 Art des Kontakts

• Verschiedene Menschen benötigen verschiedene Arten der Ansprache. Manche schreiben lieber Nachrichten im Chat, andere fühlen sich in einem persönlichen Gespräch wohler. Du kannst versuchen, die Bedürfnisse der anderen Person zu erfragen.

• In der Frage, wie persönlich der Austausch gestaltet sein kann oder sollte, kannst du dich auch an den Bedürfnissen deines Gegenübers orientieren. Dazu kannst du Angebote machen (z.B. einen Videocall anbieten), aber die Entscheidung der anderen Person überlassen, damit sie sich nicht unter Druck gesetzt fühlt.

Wer sind die Ansprechpartner*innen der (anderen) Fächer und wie läuft der Prozess zur Rollenvergabe? Weitere Informationen zu den Rollen der Serlo-Community findest du hier.

Bald findest du auf dieser Seite außerdem zusätzliche Links zu weiteren Best-Practice Inhalten aus Workshops mit der Community.

💡 Weiterführende Links

• Inspirationsquelle zur Planung von Aktivitäten mit der Gruppe (PDF)

• Veranstaltungen, zu denen du Interessierte einladen kannst, findest du auf der stets aktuellen Veranstaltungsseite.

💡 Unterstützung

Wenn du Unterstützung brauchst, melde dich bei Lina (lina@serlo.org). Sie ist erfahrene Ansprechpartnerin und Teil des Community-Supports auf serlo.org.

• Icons von Thenounproject.com - Public Domain

• SMART Goals (Englisch, Deutsch)